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实施未动,数据先行!ERP实施不能被数据收集拖了后腿

2019-11-14 16:19:51 jiajure 阅读

摘要: ERP的主要作用是对企业信息的整合,而承载企业信息的主要是各种各样的数据。

ERP的主要作用是对企业信息的整合,而承载企业信息的主要是各种各样的数据。所以,就ERP的项目实施来说,基础数据的收集其实是前期难度非常大的一个工作。


之所以基础数据的收集难度大,原因有三:


一是因为这些基础数据涉及面太广。从大方面来说,包括生产信息、财务信息、供应商客户信息等等,这其中包含的信息数不胜数,而且有些信息不常被关注的,就非常不好收集。


二是因为收集基础数据工作量非常大。各类型信息的记录数少则个位数,多则上万,每条记录所包含的字段而每条记录包含的字段又可多达上百个,那么对应出现的组合情况也就是两者的乘积就非常恐怖了,在ERP实施中造成项目延期的原因中有90%来自于基础数据整理。


三是要保证收集数据的正确性。只有数据正确才能保证后续ERP的正常运行。如果其中任何一个数据与实际不符,计划结果就将没有任何指导意义。


正是因为这些原因,才使得基础数据的收集成为了ERP实施的重中之重。


为了帮助企业更有效地实施ERP,下面谈一下如何快速、低成本、低错误率地完成基础数据准备。



第一步:确定工作范围


首先根据ERP项目范围确定需要准备哪些数据,然后确定所涉及到的部门和人员配备,进而确定工作计划,这些工作需要多个部门和多人员相互配合,必须对此项工作的艰难程度有充分的认识。工作计划中还要注意安排定期的会议,以方便工作人员之间沟通。



第二步:建立必要的编码原则


ERP软件对数据的管理是通过编码实现的,这可以对数据进行唯一的标识,并且贯穿了以后的查询和应用。建立编码原则是为了使后面的工作有一个可以遵循的原则,也为庞杂的数据库确定了可以识别数据的唯一标识方法。很多企业就在实施阶段不注重编码原则的确立,导致最后编码规则重复出现问题。



第三步:建立公用信息


建立的公用信息包括公司、子公司、工厂、仓库、部门、员工信息等基本信息。


这些数据会在其他基础数据中被引用,并且数据量不大,可以利用较少的时间和人力完成。


如果整理其他数据的时候发现缺少公用信息再补的话,整体效率和进度会大打折扣。



第四步:BOM结构的确定


如果企业应用到生产系统、生产计划,BOM(物料清单)就是前期必须收集的基础数据。


在ERP系统中,如果要正确地计算出物料需求数量和时间,必须有一个准确而完整的产品结构表,来反映生产产品与其组件的数量和从属关系。


在家具生产中更是如此,物料清单可以反映出生产家具需要的组件的数量和从属关系,在所有数据中,物料清单的影响面最大,对它的准确性要求也相当高。



第五步:将离散数据从不同部门集中


在这些离散数据中,仅物料基本信息一项,字段就包括生产、采购、销售、库存、财务的信息。


在这步中,应利用统一格式的表格在各个部门间交叉流转,让各部门将与自己相关的数据填入表格,完成后传递给下个部门,以此类推,直到完成此步工作。


在工作中应注意传递的安排,传递路径需提前确定。为了保证工期,可以让不同部门同时开始,然后交叉传递,或者一个部门完成一小部分后就传递给下个部门。


同时,将每张发出的表格统一编号(唯一),并在部门间交接时作好记录,这样不仅可以控制进度,还能避免数据丢失。



第六步:数据检查


1.完整性检查:完整性即记录数量是否完整。可以请企业中有经验的人员复查或计算一下总数,将其和历史数据比较。


2.正确性检查:正确性的范围很广,这里不做一一说明,可以由企业自己根据需要制定检查原则。


3.唯一性检查:数据的唯一性应该从两个角度检查,常见错误有多个实物编成同一个编码,如果以后录入系统,成熟的ERP软件会提示编码已经存在,并拒绝接受。


同时一个实物对应多个编码的现象也必须杜绝,这种错误ERP软件是发现不了的,必须利用人工查找,否则在上线后会发生多个账务错误。



第七步:将数据录入软件系统


录入前应该将基础数据原始档案归档,对于以电子文档保存的数据,应该将数据备份好,并注明整理人员、完成时间和最后版本,如果是书面材料,应该将其保存在专门的文件柜中,作为重要文档管理。



第八步:系统核检


完成录入工作后仍然不能彻底放松,必须再次检查,此时最好的方法是利用软件程序测试数据,例如将数据库备份成一个新的数据库,将企业常用的流程在新数据库中做一遍,通过检查结果的正确性来验证基础数据的正确性。


ERP基础数据准备这项工作的重点不是在数据本身,按照这个流程,基础数据收集的时间将会被缩短,而且收集过程中的错误也会大大减少,制定严密的计划,并合理组织才是完成这项艰巨工作的最好手段。

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